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　システム再構築　program

　　　ISOの取得はしたが、はたして効果はあったのか？

　　　莫大な記録だけが残っていく。こんなに必要なのか？

　　　理想を追いすぎて現状とかけ離れてしまった。しかし、取引条件だし仕方ない。

　　　良い仕組みだと思うが、何故みんな実行してくれないのだろう？

　ISOを認証取得している企業で、このようなお悩みを抱えている企業が思った以上に多いのが現実です。以上のようなお悩みをお持ちの経営者、担当者の方、是非一度当社にご相談ください。　TPSは現状のISOマネジメントシステムを分析し、貴社が望むような仕組みへの再構築をサポートさせていただきます。TPSは建設業関連からのISO9001再構築依頼が多く、企業に最適な利益を生み出す仕組みを構築させていただきております。ご興味がある方は建設業のISO9001取得のコツをご覧ください。

　ISO専門誌等のアンケートを見るとISOを取得して良かった（効果があった）という企業は全体の50%位になります。他30％の企業は「解らない」残り20％の企業が「取得しないほうが良かった」と回答しています。「解らない」と回答した企業も実際は期待した効果が得られていないのが現状だと思います。簡単に言えば仕組みの構築を失敗しているわけです。様々な原因がありますが、その中で大きな原因のひとつに「トップが積極的に関与していない」ということがあげられます。同規模、同業種で同じようなマニュアル、手順書を作成し実践していても、物事を決定する際、経営者が積極的に参加している企業は、ISOを取得して良かった（成功した）企業に多く見られ、逆に経営者が参加しない企業は取得しないほうが良かった（失敗した）企業に多く見られます。ISOマネジメントはトップダウンのマネジメントシステムでありトップの関与が薄くなれば期待した効果を得るのは難しくなります。貴社のISOマネジメントシステムが有効的に機能していないのであれば、まず仕組みを見直す前に、トップの強い関与を促す必要があります。経営者がISOと業務の一体性の理解を深め積極的に関与することがISO取得による成果を最大限に引き出す近道となります。

　トップの積極的な関与以外にも、様々な原因で取得したISOマネジメントシステムにおける成果を妨げる要因が存在します。TPSは再構築に際して基本的に以下のプログラムを実施します。

�@　既存マニュアル・手順確認
　まず、貴社が現状認証しているISOマネジメントシステムの「マニュアル・手順書」、及びそれに関わる書類を当社へ提出していただきます。提出していただいた書類を当社内で規格要求事項と照らし合わせて貴社業界での通常業務との「オーバースペック」の部分を予測、抽出し報告します。

�A 貴社ニーズ確認
　貴社のマニュアル・手順を把握した後（業務を遂行する仕組み）、貴社の改善要求（ニーズ）を明確に講師に伝えていただきます。どのような細かい点でも構いませんので、どこをどう変更したい、ここがネック（負担）になっているから改良したいなど具体的に指摘していただきます。

�B 現状把握、ギャップ分析
　貴社のニーズを確認した後、貴社の現状の業務の仕組み（実務）を確認します。現状把握後、当社講師が既存のISOマネジメントシステムの規格要求事項をクリアしながら貴社のニーズを実現することが可能な部分を明確にし（内部監査など不実施は不可）、マニュアル・手順との矛盾点を指摘します。

�C ISO意識改革（社員再教育）
　マニュアル・手順の改良点が明確になると、次にISOマネジメントシステム及び認証制度に関する社員意識を改善する必要があります。ISOとは規格にもよりますが「書類を作る」、「記録を残す」作業ではありませんし、審査会社に懇願して認証させてもらう制度でもありません。ISOマネジメントシステムとは会社を良くするため（顧客の支持を多く獲得する＝利益を追求する）の仕組みであり、自社で工夫しながら改善していくためのベースになる仕組みであり、ISO審査とは審査会社がこの企業、規模でそれが実現できるだけの力量（ISO規格要求事項）があるかどうかの審査をする制度です。書類を当社内で規格要求事項と照らし合わせて貴社業界での通常業務との「オーバースペック」の部分を予測、抽出し報告します。

�D マネジメントシステム再構築
　社員教育でISOマネジメントシステム及びISO制度に関する知識を正しく理解した後、ISOマネジメントシステムの再構築を実施します。この時点で貴社ニーズは把握していますが、実務部隊（各現場）の意見を聞きながら詳細部分まで調整し、仕組みを改定していきます（不要なルールや記録などはどんどん廃棄していきましょう）。ISO再構築では、講師が成功事例や失敗事例、規格要求事項を説明しながら貴社のマネジメントシステムの改定をお手伝いさせていただきます。（当社講師は審査資格を保有していますので、改変ルールがISO認証に適合するのか合否の判断ができます）

　�E マニュアル・手順書作成
　次に、構築したISOマネジメントシステムを当社講師が「マニュアル・手順書」に反映させ審査をクリアする様に作成します。表現は若干変わる可能性もありますが、実施すべきことは、再構築した内容になります。マニュアル・手順の作成が終わるとドラフト（草案）を貴社へ提出し内容の説明を行います。

�F 新ルール適用
　再構築されたルールを実務で運用していただきます。実運用で非効率、不必要な作業や矛盾した作業が確認された場合、再度ルールを見直し改定します。ルールはあくまで自社サービスや品質を保証し、顧客満足（要求）が高いから最終的に自社に利益をもたらす（顧客満足度の追求）という意識のもと構築することが不可欠です。（ISO審査会社が許可しないとか、通らないという事は基本考えない）

�G 検証・見直し・反映
　�Fで摘出された「再是正ルール」をマニュアル・手順に反映させます。継続的改善とはルールを良い方向に改善することであり、そのルールは全社員がわかるようにマニュアル・手順で可視化する必要があり、その為には管理責任者は容易にマニュアル・手順書を書き換える技量を有する必要があります。ここでは、講師が書き換える事はなく、書き換えのサポートを実施し、自社でいつでも簡単に書き換えられる様な指導をいたします。

�H 審査対応
　新しく構築した、ISOマネジメントシステムで初めてのISO審査を受けていただきます。ここで問題なのは、新しく構築したISOマネジメントシステムをISOに関する根本的な考え方が違う審査員より審査され、否定された上に不適合（否定）が摘出されることです。故に、コンサル途中で既存の審査会社を含め、他の審査会社のISO審査に関する考え方を確認し、貴社の考えを反映した審査会社を選定します（審査会社の考え方は様々です）。ISO再構築の依頼が多いお客様は当社で原因を調べてみると、�@ISOの認証を取るという事が一番の目的となり、十分な実務との検証もせず仕組みを現状と乖離させてしまって運用が大変（こうしないと認証できないとコンサルから言われたから）、�A審査会社から指摘を受けISO認証のための活動になってしまって、通常業務とISOの為の活動が分離（大変）した、というのが大半です。この様な企業は、�@�Aどちらも改定する必要があり、審査員や審査会社の変更も視野に入れ、貴社に最適の審査を実施してくれる審査員、審査会社から審査を受審する必要があります。審査会社とは事前に打ち合わせし（どのような審査を実施するのか）、貴社が納得する審査を実施する審査会社で受審しましょう。その審査では通常不適合は摘出されず（推奨事項は出る可能性あり）、審査は終了します。万が一、不適合が摘出された場合、是正処置を当社講師を交え実施します。

　※ 既存の審査会社で「不適合」事項は他の審査会社では「適合」というのは良くあります。

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